Asiakirjajulkisuuskuvaus
Oriveden kaupunki ylläpitää kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisterikokonaisuuksista tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) mukaisesti.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus
Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kansalaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Oriveden kaupungin asiarekisterit sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää ohjeistuksen siitä, miten tietoja voidaan pyytää.
Oriveden kaupungin tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan Oriveden kaupungille kuuluvien tehtävien hoidossa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Oriveden kaupungin tietovarannot koostuvat myös fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista.
Fyysiset tietovarannot (arkistot)
Oriveden kaupungin arkistot koostuvat määräajan ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja sisältävistä päätearkistoista sekä palvelukeskusten lähiarkistoista. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on arkistoitu päätearkistoihin ja määräajan säilytettävät asiakirjat lähiarkistoihin.
Oriveden kaupungin päätearkistot:
Arkisto I
- Kaupunginhallituksen, kaupunginvaltuuston aineistot
- Lautakunnat
- Kansakoulut
- Talouspalvelut
- Henkilöstöhallinto
Arkisto II
- Lautakunnat
- Opetuspalvelut
- Elämänlaatupalvelut
- Sosiaali- ja terveystoimi
- Varhaiskasvatus
- Asumispalvelut
Arkisto III
- Koulut
- Oriveden seudun kansanterveystyön kl. (Hallinto)
- Yhdistykset
Taulukko Oriveden kaupungin tietovarannoista
Linkki tietovarantotaulukkoon.
Sosiaali- ja terveydenhuollon tietovarannot
Oriveden kaupungin sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisvastuu on siirtynyt 1.1.2013 alkaen Tampereen kaupungille. Tampereen kaupunki vastaa hallinnassaan olevien asiakirjojen luovuttamisesta, joten sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja koskevat tietopyynnöt tulee osoittaa Tampereen kaupungille.
Tietopalvelu ja tietopyynnöt
Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.
Omien tietojen tarkastuspyyntö henkilörekisteristä
Oriveden kaupunki kerää tehtäviensä hoitamiseksi välttämättömiä henkilötietoja. Kaupungille muodostuvat henkilörekisterit on kuvattu sivulla tietosuoja (linkki), josta löytyvät myös ohjeet omien henkilötietojen tarkastuspyynnön tekemiseen.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Jos tietopyyntösi koskee julkista asiakirjaa tai tietoa, sinun ei tarvitse perustella pyyntöäsi eikä kertoa, mihin tulet tietoa käyttämään.
Omassa asiassasi voit olla suoraan yhteydessä kaupungin palvelun tarjoajaan. Kaupungin kirjaamosta saat tarvittaessa neuvoja tietopyynnön ohjaamiseen oikealle taholle.
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Julkista asiakirjaa koskevan tietopyynnön voit laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Jos pyyntösi kohdistuu salassa pidettävään asiakirjaan tai tietoon, tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, joten ilmoita tietopyynnössäsi tietojen käyttötarkoitus. Tiedon pyytäjänä joudut myös todistamaan henkilöllisyytesi. Lisäksi kaupunki voi pyytää sinulta muita tarvittavia lisätietoja varmistaakseen tietojen luovuttamisen edellytysten täyttymisen.
Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille tahoille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus. Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta.
Hakutekijät
Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista pyytää, on eritelty taulukossa. Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa.
Yhteystiedot
Tietopyynnöt toimitetaan kaupungin kirjaamoon sähköisesti kirjaamo(at)orivesi.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Oriveden kaupunki, PL 7, 35301 Orivesi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt oikealle taholle.
Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat ja asiakirjamaksut
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Asiakirjasta riippuen kaupunki voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.
Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan.
Linkki: Asiakirjoista perittävät maksut (PDF)
